Privacyverklaring

Als je een kamer zoekt of huurder bij ons bent, dan deel je persoonsgegevens met ons. SSH& respecteert en beschermt jouw privacy.  


Wat zijn persoonsgegevens en waarvoor gebruiken we ze?


Persoonsgegevens zijn alle gegevens die informatie geven over jou als persoon, zoals je naam en contactgegevens, betaalgegevens (bijvoorbeeld rekeningnummer) of bijzondere persoonsgegevens. Om je een kamer aan te kunnen bieden, hebben we voor de inschrijving je persoonsgegevens nodig. Ben je huurder bij ons, dan willen we je natuurlijk zo goed mogelijk helpen. Als er bijvoorbeeld iets in je kamer gerepareerd moet worden, dan hebben we je persoonsgegevens nodig. Dit geldt tevens als we je een brief willen sturen, of als we je een online account willen aanbieden voor Mijn SSH&. 

Maar ook om fraude te onderzoeken of te voorkomen, of in geval van overlast, criminaliteit of juridische geschillen hebben we persoonsgegevens nodig.

Ben je verplicht om persoonsgegevens te verstrekken?

Om je in te schrijven of een huurovereenkomst af te sluiten, zijn je persoonsgegevens nodig. Soms zijn wij ook wettelijk verplicht om bepaalde persoonsgegevens van je te bewaren of te verstrekken. Voor sommige extra producten of diensten vragen we altijd eerst je uitdrukkelijke toestemming voordat we je persoonsgegevens gebruiken.   

Delen wij je gegevens met anderen?

Daar waar wij wettelijk verplicht zijn gegevens te delen, bijvoorbeeld met de belastingdienst of de politie, doen wij dit. Ook voor onze dienstverlening is het soms nodig gegevens te delen met externe partijen, zoals softwarebedrijven of aannemers. Zij gebruiken je gegevens om de gevraagde dienst uit te voeren. Met deze partijen maken we vooraf heldere afspraken die we vastleggen in een overeenkomst. Zo spreken we bijvoorbeeld af dat ze hetzelfde veiligheidsniveau hanteren als SSH&, zodat je gegevens ook bij deze partijen in goede handen zijn. 

Gegevensuitwisseling met onderwijsinstellingen

We delen persoonsgegevens met de onderwijsinstellingen (RU, HAN, VHL) ter bevordering van een eerlijke verdeling van woonruimte. We delen deze persoonsgegevens om te controleren of je nog steeds voldoet aan de voorwaarden voor het behouden van je woonruimte, waaronder het vereiste van inschrijving bij een onderwijsinstelling. Oftewel: we controleren of je nog studeert. Het vereiste van inschrijving bij een onderwijsinstelling voor het behouden van de woonruimte is opgenomen in de huurovereenkomst die je met ons afsloot. De onderwijsinstelling informeert ons of je bij de instelling ingeschreven staat.  

We delen ook persoonsgegevens met de onderwijsinstellingen (RU, HAN, VHL)  voor de inkomenstoets van de internationale studenten van de short-stay eenheden. 

Persoonsgegevens die we voor deze controles met de onderwijsinstellingen delen zijn: voor- en achternaam en initialen, geboortedatum en studentnummer.  We bewaren deze persoonsgegevens maximaal 2 jaar na de verstrekking vanuit de onderwijsinstelling.  

Hoe beveiligen we je gegevens?

We doen er alles aan om ervoor te zorgen dat je persoonsgegevens niet misbruikt worden of op een andere manier in handen van een verkeerd persoon terechtkomen. Voorbeelden van maatregelen zijn het trainen van onze medewerkers op het gebied van privacy, het hanteren van bewaartermijnen, anonimiseren van gegevens, toegangscontrole via wachtwoorden en doelgebonden toegangsbeperkingen. 

Hoelang bewaren we je gegevens?

De bewaartermijn is afhankelijk van het soort gegevens. Twee voorbeelden: je huurcontract bewaren we nog vijf jaar nadat je huurovereenkomst is beëindigd en voor fiscaal relevante persoonsgegevens geldt dat we die zeven jaar moeten bewaren. In ieder geval bewaren we je persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk. Wanneer de termijn verstreken is, zorgen we ervoor dat je gegevens op een veilige manier worden vernietigd.   

Welke rechten heb je als het gaat om je persoonsgegevens?

Je hebt het recht om gegevens die wij van je verwerken in te zien, te corrigeren of te verwijderen. Ook heb je het recht om de verwerking te beperken, gegevens over te dragen of bezwaar te maken tegen de verwerking. Wil je gebruikmaken van je recht? Laat het ons dan weten via privacysshnnl. Zet duidelijk in je verzoek wat je wens is. Wil je graag eerst meer informatie over je rechten? Dan kun je natuurlijk ook een mailtje sturen, maar je mag ook bellen (024) 359 49 39. 

MailChimp en Aangetekend Mailen 

We maken in sommige gevallen gebruik van Email Service Provider MailChimp en van Aangetekend Mailen. We gebruiken MailChimp voor het informeren van bewoners of ingeschreven woningzoekenden over onze dienstverlening en overige activiteiten. Bijvoorbeeld bij beleidswijzigingen, of bij de aankondiging van de verhuur van een nieuw complex.

Om deze berichten (op naam) te kunnen versturen, delen we voornamen en e-mailadressen met MailChimp. MailChimp gebruikt deze gegevens om de e-mail te versturen en op naam te zetten. We hebben een verwerkingsovereenkomst met MailChimp afgesloten zodat jouw persoonsgegevens veilig worden verwerkt. Deze gegevens zijn niet door MailChimp te gebruiken voor het verbeteren van hun producten of service. 

MailChimp geeft inzicht in het aantal opens en clicks. We gebruiken deze inzichten, zodat we weten in hoeverre onze doelgroep belangrijke informatie over onze dienstverlening heeft ontvangen en gelezen. We delen deze gegevens niet met derden. Ontvangers kunnen zich te allen tijde uitschrijven voor het ontvangen van berichten via MailChimp. Hiervoor staat onder elke e-mail een link. Zij ontvangen de e-mails via MailChimp dan niet meer. We bewaren de gegevens in de verzendlijsten maximaal 2 jaar en 4 jaar in het archief van de uitschrijvingen.  

Aangetekend Mailen 

Aangetekend Mailen gebruiken we voor het versturen van de jaarlijkse huurverhoging aan huurders en voor het versturen van opzeggingsbrieven aan bewoners die niet meer tot onze doelgroep behoren (en daarom hun woning vrij moeten maken). We gebruiken Aangetekend Mailen, zodat we zeker weten dat belangrijke, wettelijk verplichte communicatie (zoals de jaarlijkse huurverhoging) aankomt. Wij hebben een verwerkingsovereenkomst met Aangetekend Mailen afgesloten zodat persoonsgegevens van bewoners veilig worden verwerkt.  De gegevens in Aangetekend Mailen bewaren we 7 jaar. 

Zelf aanpassen?

Via Mijn SSH& kun je persoonsgegevens ook heel eenvoudig zelf aanpassen.

Heb je een klacht?

Wij gaan zo zorgvuldig en vertrouwelijk mogelijk met je persoonsgegevens om. Toch kan het voorkomen dat je niet tevreden bent over het gebruik van je persoonsgegevens of over onze reactie op je verzoek om correctie of inzage. Dan kun je een klacht indienen via klachtensshnnl.

Ook kun je dit melden bij de Autoriteit Persoonsgegevens

Vragen of opmerkingen over privacy?

Neem dan contact met ons op via privacysshnnl of (024) 359 49 39.